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在 Word 中插入参考文献

Zotero Chinese大约 13 分钟

这些是使用 Zotero for MS Office Word 插件的说明。

要在 WPS 中使用插件,请参见 在 WPS 中使用 Zotero Word 插件

Zotero Word 插件选项卡

Zotero Word 插件选项卡
Zotero Word 插件选项卡

一般情况下,Zotero 安装时会安装 Zotero Word 插件,其会在 Microsoft Word 里添加一个 Zotero 选项卡。如果你的 Word 里没有 Zotero 选项卡,请参见 故障排除 | 安装 Zotero 的 Word 插件

Zotero 选项卡包含以下图标:

名称图标描述
添加/编辑引注插入引文在光标位置添加新引注或编辑文档中的现有引注。
添加/编辑参考文献表添加参考文献表在光标位置插入参考文献表或编辑现有书目。
添加笔记在光标当前位置插入笔记。请注意,此功能不常用,点击后会出现黄色插入框。如果不小心点开了,可以用键盘上的 Esc 键关闭黄色插入框。
文档首选项文档首选项打开“文档首选项”窗口,例如更改引文样式。
刷新刷新立即刷新所有引注和参考文献表,更新 Zotero 库中已更改的项目元数据。
取消链接引注unlink通过删除域代码来取消文档中 Zotero 引文的链接。这可以防止引文和书目的任何进一步自动更新。请注意,删除域代码是不可逆的,通常只能在文档的最终副本中完成。

文档首选项

Word文档首选项窗格
Word文档首选项窗格

“文档首选项”窗口允许您设置以下针对该文档的设置:

  1. 引文样式

    一般情况下,你只需要修改这一项,其余设置均保持默认即可。

  2. 设置引注和参考文献表的格式的语言。

  3. 对于基于注释的样式,例如“China National Standard GB/T 7714-2015(note,Chinese)”,引文是插入为脚注还或尾注。

    脚注和尾注的样式和格式由 Word(而不是 Zotero)控制。

  4. 将引文存储为字段还是书签

    默认为“字段”。除非您需要使用 LibreOffice 与同事协作,否则应始终选择“字段”。

  5. 对于缩写期刊标题的样式(例如,“Nature”),是否使用 MEDLINE 缩写列表来缩写标题。

    如果选择此选项(默认值),则 Zotero 中“ ”字段的内容将被忽略。

  6. 是否自动更新引注和参考文献表
    一般情况下开启即可。当文档中引文非常多,每次更新都会卡顿时,可以关闭此功能,添加一部分或最终手动进行更新。

添加引注

您可以通过单击“添加/编辑引注”(插入引文)按钮开始添加/编辑引用。

在一个未添加过引文的文档中,按下按钮将首先显示“文档首选项”窗口以让用户选择一个样式文件,之后按下按钮将显示引文对话框。

引文对话框用于从 Zotero 库中选择项目,并创建引文。

开始在对话框中键入标题的一部分、一个或多个作者的姓氏和/或年份。匹配项将立即显示在对话框下方。

引文对话框
引文对话框

提示

如果您在输入中文后,对话框下方并未出现相应的匹配项,您可以再输入一个空格,相关的匹配项就可以正常显示了。

通过单击项目或在项目突出显示时按 Enter/Return 键来选择该项目。该项目将以阴影气泡的形式显示在对话框中。完成添加所有引用项目后,再次按 Enter/Return 键以插入引文并关闭“添加引文”框。

引文对话框
引文对话框

小技巧

在“添加引文”对话框中,您可以单击被引用项目的气泡,然后单击“在我的库中打开(或组库的名称)”以在 Zotero 中查看该项目。

孤立的项目(未连接到 Zotero 数据库中的任何项目)将没有“在我的库中打开”按钮。如果孤立项目是由协作者从其“我的媒体库”或您无权访问的群组中插入的,或者您已从 Zotero 资料库中删除了这些项目,则这些项目可能存在。

编辑引文
编辑引文

包含多个被引用项目的引文

引文对话框
引文对话框

要创建包含多个引文的引文(例如,数字样式为[2,4-6],作者日期样式为“(Smith 1776, Schumpeter 1962)”),请在“添加引文”框中一个接一个地添加它们。选择第一个项目后,不要按 Enter/Return 键,而是键入下一个项目的作者、标题或年份。

提示

如果在连续添加多个引文时,新输入的内容仍被包裹在上一个引用项目的气泡中,您可以先输入一个空格,然后再输入下一个引用项目的信息。

某些引文样式要求一个文本内引文中的项目按字母顺序排序(例如,“(Doe 2000, Grey 1994, Smith 2008)”)或按时间顺序排序(“(Grey 1994, Doe 2000, Smith 2008)”)。Zotero 将自动遵循这些排序规则。

  • 若要禁用引文中引文的自动排序,请拖动引文以在“添加引文”框中重新排列引文。您也可以单击“添加引文”框左侧的“Z”图标,然后取消选中“将源排序”选项。此选项仅对指定引文排序顺序的引文样式显示。 要恢复自动排序,请重新选中“保持源已排序”选项。

添加参考文献表

单击“添加/编辑参考文献表”(添加参考文献表)按钮会在光标位置插入参考文献表。

Zotero 将根据文档中的引文自动更新参考书目。

在极少数情况下,如果要将未在文档中引用的项目添加到书目中,可以再次单击“添加/编辑书目”按钮,这将打开 书目编辑器open in new window。在 Word 中对书目进行的手动编辑将在下次 Zotero 刷新文档时被覆盖。

切换到“经典视图”

“添加/编辑引注”对话框有默认版与经典版两种,下图为经典版的示例:

经典引文对话框
经典引文对话框

您可以通过单击“添加引文对话框”左侧的“Z”图标并选择“经典视图”来切换到“经典视图”引文对话框。

切换经典视图
切换经典视图

要永久切换到经典视图,请勾选 Zotero -编辑 -首选项 -“引用”选项卡 -使用经典添加引文对话框。

使用经典引文对话框
使用经典引文对话框

经典视图下使用多来源引用

单击引文选取对话框左下角“多重来源”,右侧会出现多重来源列表,将引文从左侧拾取到右侧即可。

经典视图下多重来源的引文排序

经典引文对话框-添加多来源
经典引文对话框-添加多来源
  • 若要禁用引文中引文的自动排序,请在“添加引文”框中拖动引文以重新排列它们。你也可以取消选中“保持来源分类”选项。此选项仅对指定引文排序顺序的引文样式显示。 要恢复自动排序,请重新选中“保持源已排序”选项。

自定义引用

可以通过各种方式自定义引文。

如果引文只是不正确或缺少数据,请首先确保 Zotero 中的项目元数据正确完整,然后单击插件中的“刷新”以使用任何更改更新文档。

可以通过引文对话框进行其他自定义。单击文档中的现有引文,然后单击“添加/编辑引文”以打开引文对话框,然后单击引文气泡以打开引文选项窗口,您可以在其中进行以下更改。

编辑引文
编辑引文

页码和其他定位器(图、表等)

在某些情况下,您希望引用项目的某个部分,例如某个页面,页码范围或卷。这种额外的引文特定信息(例如,引文“Doe et al.,2001 年,page 4-7”中的“page 4-7”)被称为“定位器”。

引用选项窗口具有不同定位器类型的下拉列表(默认为“page”),以及一个可在其中输入定位器值(例如“4-7”)的文本框。要引用除所列定位符以外的定位符(例如“表”),请使用“后缀”字段。

您还可以在插入引文时添加页码。搜索项目,在选择项目之前或之后,但在按 Enter 将引文插入到文档中之前,键入“p.34”、“p34”,甚至只是键入“34”,页码将添加到引文中。

前缀和后缀

“前缀”和“后缀”文本框允许您指定文本,分别位于自动生成的引用之前和之后。例如,您可能想要“cf. Tribe 1999, see also see……”,而不是“Tribe 1999”。

前缀和后缀字段中的任何文本都可以使用 HTML 标记 <i>(斜体)、<b>(粗体)、<子>(下标)和<up>(上标) 进行格式设置。例如,键入 <i>cf</i>example 将显示为 _cf_. example

前缀和后缀可以应用于引文中的每个项目,以创建复杂的引文。例如:“(参见 Smith 1776 的经典例子; 马克思 1867 年提出和另一种观点)”。通过在“前缀”和“后缀”字段中输入文本来修改引文始终比直接在 Word 中的引文字段中键入内容更可取。手动修改将阻止 Zotero 自动更新引文。

省略作者:在文本中使用作者

使用作者日期样式,作者经常被移到文本中,并从以下括号括起来的引文中省略,例如:“……根据史密斯(1776)的说法,劳动分工至关重要……“。要从引用中省略作者,请选中“省略作者”框(这将导致引用类似于“(1776)”而不是“(Smith,1776)”),并将作者的姓名(“Smith”)作为文档中常规文本的一部分。

其他更改

如果您的引文仍未按所需方式显示,您可以直接在文档中编辑引文,但请注意,这样做会阻止 Zotero 自动更新引文以反映文档中的其他更改(例如,对于“同上”或给定名称消除歧义)。在您进行手动编辑后,Zotero 将要求您确认是否要保留编辑并防止引文自动更新。最好是在要进行的更改的文本中做注释,等到准备好提交文档,然后在使用“取消链接引文”后在文档的副本中进行更改。

如果您认为引用样式中存在错误,请发布到 Zotero 论坛,以便我们可以进行调查,并在必要时更正样式。如果样式已更新,则文档将自动更新,以便在您下次刷新文档时反映任何更改。

编辑引注

如果您想在之前插入的引注中增加/删除引用项目,或者修改引注中的信息,您可以将光标定位在编号内(此时编号区域会出现灰色阴影),然后单击“添加/编辑引注”(插入引文)按钮开始编辑引注。

编辑引注
编辑引注

编辑参考书目

当您在文档中添加和删除引文时,Zotero 将自动更新参考书目以反映您的更改。一般来说,这就是你所要做的。

但是,在极少数情况下,您可能希望将未引用的来源添加到参考书目中(例如,综述中包含的项目,但论文中未引用的项目)或删除文本中引用但不应包含在参考书目中的项目(例如,个人通信)。为此,请再次单击“添加/编辑书目”(添加参考文献表)按钮以打开“编辑书目”窗口:

编辑参考文献表
编辑参考文献表

然后,您可以使用箭头添加或删除项目。

虽然也可以在此窗口中编辑书目参考文献的文本或格式,但不鼓励这样做。如果您更改了库中的数据,Zotero 不会自动更新此处编辑的引用。在这里编辑参考文献也有些不可靠; 一些用户报告说,当 Zotero 引用时,此处所做的修改有时不会持续存在,以及其他问题。

如果您需要编辑书目中的项目,最好在提交文档之前将其作为最后一步。首先,保存文档的备份副本。然后,单击“取消链接引文”按钮(icon-Word-unlink)以断开文档与 Zotero 的连接,并将所有引文和书目转换为常规文本。最后,对参考书目文本进行调整。

此过程可用于对参考书目进行各种细微的修改,包括:

  • 在综述或荟萃分析中包含的参考文献之前添加星号 *
  • 以粗体、斜体或全大写设置特定作者的姓名
  • 添加有关项目的批注或注释
  • 为书目子部分添加标题(例如,主要来源与次要来源)

注意

  • 对样式格式的一般更正应在 CSL 引文样式open in new window 进行,而不是在此处进行。
  • 对项目数据的更正应该在 Zotero 库中进行,而不是在这里。

注意事项与常见问题

注意

所有的引注顺序更改都应在 Word “引文编辑对话框”中进行,而不是直接在 Word 里手动修改!
所有的引注/参考文献表的样式修改都应在 CSL 文件中进行,而不是直接在 Word 里手动修改!
所有的条目信息,如作者、标题、期刊、期卷页等,都应在 Zotero 中更新条目信息,而不是直接在 Word 里手动修改!

常见问题

插入引文中遇到的一些常见问题,请参见 关于 Word 引用的各种问题